Transparenz für effektives asynchrones Arbeiten

Gemeinsam im Büro zu sitzen und an einem Projekt zu arbeiten ist nicht mehr der Standard. Viele genießen die Freiheit von zu Hause aus zu arbeiten und somit beispielsweise die Fahrzeit zu sparen. Gerade für Pendler bedeutet dies einen enormen Zeitgewinn. Allerdings bringt das verteilte Arbeiten auch gewisse Risiken mit sich. Vor allem das asynchrone Arbeiten im Team. Anders als im Büro kann man den Zustand oder Status seines Kollegen nicht mit einem Blick erfassen, oder in dem man sich in der Kaffeeküche trifft.

Asynchrones Arbeiten im Alltag bietet viele Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf Transparenz und Kommunikation. Hier sind einige Schlüsselstrategien, um das asynchrone Arbeiten effektiv zu gestalten:

Transparenz und Verfügbarkeit

• Statusaktualisierungen: Es ist wichtig, dass Teammitglieder ihren Arbeitsstatus klar kommunizieren. Dies kann über Tools wie Teams erfolgen, um anderen mitzuteilen, ob man gerade in einer Fokuszeit ist oder anderweitig nicht erreichbar ist.
• Erwartungsmanagement: Durch klare Kommunikation des Verfügbarkeitsstatus kann der Stresspegel gesenkt werden, da Kollegen wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Transparenz im Arbeitsergebnis

• Dokumentation der Arbeitsergebnisse: Es ist entscheidend, dass Arbeitsergebnisse klar und laufend dokumentiert werden. So kann im Krankheitsfall oder bei Abwesenheit eines Kollegen die Arbeit nahtlos fortgesetzt werden.
• Nutzung digitaler Tools: Moderne Tools, wie Kanban Boards, können das Fehlen von physischen Klebezetteln ausgleichen und helfen, Arbeitsstände transparent zu halten.

Transparenz in der Vorbereitung

• Effiziente Meetings: Meetings können Zeitfresser sein. Durch die Vorbereitung und das Teilen von Informationen vor dem Meeting kann Zeit gespart werden, da alle Teilnehmer im Voraus auf dem gleichen Stand sind.

Herausforderungen und Lösungsansätze

• Informationen bereitstellen: Asynchrones Arbeiten erfordert eine konsequente Bereitstellung von Informationen. Fehlt es an Transparenz, kann der Arbeitsfluss ins Stocken geraten.
• Messbarkeit der Arbeit: Asynchrones Arbeiten ist messbar, was für einige eine Herausforderung darstellen kann. Hier ist es wichtig, die Bereitschaft zu entwickeln, transparent zu arbeiten.
• Mehrwert der Arbeit: Es sollte stets hinterfragt werden, ob die Arbeitsschritte einen Mehrwert für Kunden oder Kollegen bieten. Handlungen, die nur dem Einzelnen dienen, sorgen für weniger Transparenz und sollten überdacht werden.

Zusammenfassung

Erfolgreiches asynchrones Arbeiten erfordert klare Kommunikation, Transparenz in der Arbeitsweise und ein gemeinsames Verständnis der Ziele. Es ist wichtig, dass alle Beteiligte sich dieser Arbeitsweise anpassen und aktiv dazu beitragen, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten. Dadurch kann die Produktivität gesteigert und das Teamgefüge gestärkt werden, auch wenn man nicht physisch zusammen im Büro ist.