Success Story

Oberlinhaus Freudenstadt + Datenerfassung für Audits und Qualitätssicherung

Für Audits, Qualitätssicherung und interne Steuerung braucht das Oberlinhaus Freudenstadt verlässliche Kennzahlen aus allen Abteilungen: Schülerzahlen, Abbrüche, Zugänge und Prüfungsergebnisse. Entstanden ist eine Web-Anwendung, die Lehrkräfte per mobilem Assistenten durch die Erfassung führt und Verwaltung sowie Leitung ein Dashboard mit Diagrammen, Kennzahlen und Export liefert.

Branche: Bildung Frontend Entwicklung Backend Entwicklung API Entwicklung

Ausgangssituation

Kennzahlen aus vielen Abteilungen, ohne zentrales System

Für Audits, Qualitätssicherung und interne Steuerung braucht das Oberlinhaus Freudenstadt verlässliche Zahlen aus allen Abteilungen. Ohne zentrales System liefen Erfassung und Nachverfolgung über verstreute Dateien, ohne einheitliche Struktur, Historie oder mobilen Zugang für Lehrkräfte.

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Kennzahlen zu Schülerzahlen, Abbrüchen, Zugängen und Prüfungsergebnissen mussten über viele Abteilungen und Bildungsgänge hinweg für Audits und Qualitätssicherung zusammengetragen werden.
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Ohne zentrales System liefen Erfassung und Nachverfolgung über verstreute Dateien, ohne einheitliche Struktur oder Historie.
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Lehrkräfte sollten Daten unkompliziert per Smartphone melden können, ohne sich vorher einloggen zu müssen.
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Korrekturen und Nachmeldungen mussten nachvollziehbar bleiben, auch wenn sich Werte im Lauf des Schuljahres ändern.
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Nicht jede Abteilung braucht dieselben Felder: Berufsschulen erfassen etwa Prüfungsergebnisse und Zielschulen, der Wohnbereich andere Kennzahlen.

Lösung

Ein mobiler Erfassungs-Assistent mit vollständigem Audit-Trail

Statt Formulare hin- und herzuschicken, öffnen Lehrkräfte einen einmaligen Link und werden Schritt für Schritt durch die Erfassung geführt. Im Hintergrund wird jede Meldung versioniert gespeichert - nachvollziehbar, ohne separates Audit-Log.

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Web-Anwendung mit mobil optimiertem Erfassungs-Assistenten: Lehrkräfte öffnen einen einmaligen Link, tragen Zahlen Schritt für Schritt ein und erhalten vor dem Absenden eine Zusammenfassung - ganz ohne Login.
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Einmalige, ablaufende Tokens pro Meldung; für laufende Abbruch- und Zugangsmeldungen zusätzlich dauerhafte, auf einzelne Abteilungen eingeschränkte Tokens für Lehrkräfte mit wiederkehrendem Meldebedarf.
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Automatischer Erinnerungsversand nach vierzehn Tagen, wenn eine Meldung noch offen ist - der Mailversand läuft dabei nie blockierend: Ein Fehlversand verhindert nie, dass eine Meldung als abgeschlossen gilt.
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Korrekturen erzeugen einen neuen Token statt vorhandene Daten zu überschreiben; das Dashboard zeigt automatisch den jeweils aktuellsten Stand, während alle vorherigen Meldungen nachvollziehbar erhalten bleiben.
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Je Abteilung konfigurierbare Formularfelder (etwa Prüfungsergebnisse, Zielschulen oder Herkunftsschulen) statt eines starren Formulars für alle Bereiche.
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Admin-Dashboard mit Diagrammen zu Soll/Ist-Werten, Abbruchgründen und Prüfungsergebnissen, berechneten Kennzahlen sowie CSV/Excel-Export, geschützt über bestehendes Keycloak-Single-Sign-on.
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Sämtliche Daten werden versioniert persistiert: Jede Änderung wird als eigene Version festgehalten, der komplette Verlauf ist damit ohne separates Audit-Log nachvollziehbar.

Erfassungs-Assistent: Begrüßung mit Klasse, Schuljahr und Stichtag — Der mobile Erfassungs-Assistent führt Lehrkräfte Schritt für Schritt durch die Meldung.

Erfassungs-Assistent: Eingabe der Ist-Belegung mit Soll-Belegung und Kapazität — Der mobile Erfassungs-Assistent führt Lehrkräfte Schritt für Schritt durch die Meldung.

Ergebnis

Strukturierte Daten statt verstreuter Dateien

Aus einer über Abteilungen verstreuten, manuellen Erfassung ist ein einheitlicher, nachvollziehbarer Prozess geworden - von der Meldung per Smartphone bis zum Dashboard für Verwaltung und Leitung.

Eine Datenquelle

Statt verstreuter Excel-Listen je Abteilung laufen alle Meldungen in einer einzigen, versionierten Datenbasis zusammen - Verwaltung und Leitung sehen den aktuellen Stand live im Dashboard, ohne Zahlen für Audits manuell zusammenzutragen.

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Alle Abteilungen tragen erstmals in eine einzige, einheitliche Datenquelle ein - statt in verstreute Excel-Listen und Dateien ohne gemeinsame Struktur.
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Verwaltung und Leitung sehen den aktuellen Stand jederzeit live im Dashboard, statt Zahlen für Audits manuell aus einzelnen Abteilungen zusammenzutragen.
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Schülerzahlen, Abbrüche, Zugänge und Prüfungsergebnisse werden erstmals einheitlich und strukturiert über alle Abteilungen hinweg erfasst.
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Lehrkräfte melden Daten in wenigen Minuten über das Smartphone, statt Formulare auszufüllen und zurückzusenden.
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Jede Änderung ist über den versionierten Datenbestand nachvollziehbar - eine belastbare Grundlage für interne und externe Prüfungen.

Stimmen

Wie das Projekt wahrgenommen wurde

Eine komplexe Datenlage unter einen Hut zu bekommen und die Erfassung einfach und intuitiv zu gestalten erschien uns als sehr große Herausforderung. codeunity hat die Komplexität hervorragend erfasst und uns mit der Übersichtlichkeit des Ergebnisses überzeugt.

Hans-Henning Averbeck — Direktor Oberlinhaus Freudenstadt, Leitung Campus für Pflege Nordschwarzwald

Die Anwendung ist eine große Erleichterung für unsere regelmäßigen Datenerfassungen und stellt uns in einem alles bereit, was wir für interne Analysen und Audits benötigen.

Martin Kromer — Praxiskoordination, Oberlinhaus Freudenstadt

Technologien

Eingesetzter Tech-Stack

Next.jsReactTypeScriptTailwind CSSKeycloakNextAuthnode-cronRecharts

Die Anwendung läuft als einzelne Next.js-Instanz direkt auf der eigenen Infrastruktur des Oberlinhauses und speichert alle Daten versioniert als Dateien - ganz ohne externe Datenbank. Jede Schreiboperation läuft über eine dateibezogene Sperre, damit gleichzeitige Meldungen sich nicht überschreiben, und wird anschließend als neue Version festgehalten. Die Admin-Oberfläche ist über Keycloak (OIDC) an die bestehende Zugangsverwaltung des Oberlinhauses angebunden, sodass keine separate Benutzerverwaltung gepflegt werden muss.

Sergej Rube

Erstgespräch